Tại Khu vực Bắc Luân 2 – Cửa khẩu quốc tế Móng Cái, công tác kiểm dịch y tế đang từng bước được số hóa, chuyển dịch các thủ tục hành chính lên Cổng Dịch vụ công trực tuyến. Thay vì trực tiếp mang hồ sơ đến cửa khẩu và chờ xử lý, người dân, doanh nghiệp có thể chủ động thực hiện thủ tục từ xa, trong khi cán bộ kiểm dịch tiếp nhận, kiểm tra và xử lý hồ sơ trên hệ thống điện tử. Quy trình mới góp phần giảm thời gian chờ đợi, hạn chế giấy tờ và tạo thuận lợi hơn cho hoạt động xuất nhập cảnh, xuất nhập khẩu qua cửa khẩu.
Từ hồ sơ giấy đến hồ sơ điện tử
Tại khu vực cửa khẩu, hoạt động xuất nhập cảnh, xuất nhập khẩu diễn ra liên tục. Với đặc thù lượng người và phương tiện qua lại lớn, việc giải quyết nhanh chóng, chính xác các thủ tục kiểm dịch y tế có ý nghĩa quan trọng.
Trước đây, người dân và doanh nghiệp phải chuẩn bị hồ sơ giấy, trực tiếp đến bộ phận kiểm dịch để nộp và chờ cán bộ tiếp nhận, kiểm tra. Với những trường hợp cần hoàn tất thủ tục trong thời gian ngắn, việc phải đi lại và chờ xử lý trực tiếp có thể phát sinh nhiều bất tiện.
Hiện nay, một phần quy trình đã được đưa lên Cổng Dịch vụ công trực tuyến. Người thực hiện có thể kê khai và gửi hồ sơ từ xa, chủ động chuẩn bị các thông tin cần thiết trước khi phương tiện đến cửa khẩu.
Từ phía cơ quan kiểm dịch, cán bộ tiếp nhận hồ sơ trên hệ thống, kiểm tra các thông tin theo quy định, đối soát và xử lý hồ sơ. Những trường hợp cần bổ sung, điều chỉnh cũng được hướng dẫn để người thực hiện hoàn thiện trước khi phương tiện đến cửa khẩu.
Cán bộ kiểm dịch – người trực tiếp vận hành quy trình số
Đằng sau một thủ tục được thực hiện trực tuyến vẫn là quá trình kiểm tra, kiểm soát của đội ngũ cán bộ kiểm dịch y tế.
Tại bộ phận làm việc, cán bộ thường xuyên theo dõi hệ thống, tiếp nhận hồ sơ điện tử và thực hiện các bước kiểm tra theo quy định. Việc chuyển sang môi trường số giúp giảm bớt thao tác với hồ sơ giấy, đồng thời tạo điều kiện để cán bộ theo dõi quá trình xử lý hồ sơ một cách thống nhất.
Không chỉ thay đổi cách người dân và doanh nghiệp thực hiện thủ tục, quá trình số hóa còn thay đổi phương thức làm việc của chính cán bộ kiểm dịch. Các thao tác tiếp nhận, xử lý và trả kết quả được thực hiện trên hệ thống, tạo thuận lợi cho việc theo dõi tiến độ và tra cứu thông tin khi cần thiết.
Thuận tiện hơn cho người dân, doanh nghiệp
Đối với người thực hiện thủ tục, thay đổi dễ nhận thấy nhất là giảm số lần phải trực tiếp đến cửa khẩu. Thay vì phải mang hồ sơ giấy đến nộp và chờ cán bộ xử lý, người dân, doanh nghiệp có thể chủ động kê khai và gửi hồ sơ trực tuyến. Khi hồ sơ được giải quyết, người thực hiện tiếp tục các bước theo quy định tại cửa khẩu.
Những trải nghiệm thực tế từ người sử dụng dịch vụ là cơ sở rõ nhất để đánh giá hiệu quả của việc chuyển đổi từ hồ sơ giấy sang hồ sơ điện tử.
Bên cạnh việc giảm thời gian chờ đợi và đi lại, quá trình xử lý trên hệ thống cũng giúp các bước tiếp nhận, kiểm tra và trả kết quả được cập nhật, lưu trữ điện tử, góp phần tăng tính minh bạch trong quá trình giải quyết thủ tục.
Không để chuyển đổi số trở thành rào cản
Tuy nhiên, không phải người dân nào cũng quen với việc thực hiện thủ tục hành chính trên môi trường điện tử. Đặc biệt, với những người lớn tuổi hoặc chưa thường xuyên sử dụng điện thoại thông minh, máy tính, việc kê khai hồ sơ trực tuyến ban đầu có thể gặp không ít khó khăn.
Để hỗ trợ những trường hợp này, cán bộ kiểm dịch được bố trí trực tiếp tại cửa khẩu, hướng dẫn từng bước từ việc truy cập hệ thống, kê khai thông tin đến hoàn tất hồ sơ. Anh Đinh Quang Thái – Kiểm dịch viên tổ Kiểm dịch Y tế Bắc Luân 2 cho biết: “Trước đây, khi thực hiện thủ tục, người dân và doanh nghiệp chủ yếu nộp hồ sơ trực tiếp bằng bản giấy nên cán bộ phải tiếp nhận, kiểm tra và xử lý từng bộ hồ sơ tại quầy. Hiện nay, khi một phần thủ tục được thực hiện trên Cổng Dịch vụ công, cán bộ có thể tiếp nhận hồ sơ điện tử, kiểm tra thông tin ngay trên hệ thống và chủ động xử lý theo từng bước của quy trình.
Điều này giúp việc quản lý hồ sơ thuận tiện hơn, thông tin được cập nhật và lưu trữ tập trung, đồng thời cán bộ cũng dễ dàng theo dõi tình trạng xử lý, hạn chế việc phải tìm kiếm hoặc đối chiếu nhiều loại hồ sơ giấy. Đối với những hồ sơ chưa đầy đủ hoặc có nội dung cần điều chỉnh, chúng tôi có thể phản hồi và hướng dẫn người thực hiện bổ sung, hoàn thiện ngay trên hệ thống.
Bên cạnh hỗ trợ trực tiếp, các kênh liên lạc như nhóm Zalo và đường dây nóng cũng được duy trì để tiếp nhận, giải đáp những vướng mắc trong quá trình thực hiện thủ tục.
Cách làm này giúp quá trình chuyển đổi từ phương thức truyền thống sang trực tuyến diễn ra từng bước, bảo đảm người dân và doanh nghiệp có thể tiếp cận và sử dụng dịch vụ thuận lợi hơn.
Hướng tới kiểm dịch y tế hiện đại tại cửa khẩu
Số hóa thủ tục kiểm dịch y tế không đơn thuần là thay thế hồ sơ giấy bằng hồ sơ điện tử. Đây còn là sự thay đổi trong phương thức phục vụ người dân, doanh nghiệp và cách thức quản lý, xử lý công việc của cơ quan kiểm dịch.
Khi các thủ tục được thực hiện trên môi trường số, người dân và doanh nghiệp có thể chủ động hơn trong việc chuẩn bị hồ sơ; cán bộ kiểm dịch có thêm công cụ để tiếp nhận, kiểm tra và theo dõi quá trình xử lý. Dữ liệu được cập nhật và lưu trữ trên hệ thống cũng tạo thuận lợi cho công tác quản lý, tra cứu và giám sát.
Từ thực tế tại Khu vực Bắc Luân 2 – Cửa khẩu quốc tế Móng Cái, chuyển đổi số đang từng bước đưa thủ tục kiểm dịch y tế đến gần hơn với người dân và doanh nghiệp. Đây cũng là một trong những hướng đi nhằm xây dựng môi trường kiểm dịch tại cửa khẩu theo hướng thuận tiện, minh bạch, hiện đại, đáp ứng yêu cầu quản lý y tế trong hoạt động xuất nhập cảnh, xuất nhập khẩu.
Lê Giang
